Aktionsplan Energiemanagement: Vorlage für 30-60-90 Tage

Energiepreise und Netzkosten bleiben volatil, regulatorische Anforderungen laufen parallel, und im Alltag fehlen oft Zeit, Daten und klare Zuständigkeiten. Ein Aktionsplan Energiemanagement hilft, innerhalb von 90 Tagen aus „Einzelmaßnahmen und Excel“ eine belastbare Steuerung zu machen, mit klaren Rollen, Kennzahlen, Nachweisen und einem realistischen Maßnahmenportfolio.

Dieser Beitrag liefert Ihnen eine Vorlage für 30-60-90 Tage, die Sie direkt an Ihre Organisation anpassen können, egal ob KMU, Filialist, Immobilienbetreiber oder energieintensiver Standort.

Für wen ist diese 30-60-90-Tage-Vorlage gedacht?

Die Vorlage ist besonders hilfreich, wenn mindestens eines davon zutrifft:

• Sie wollen Energiemanagement „auf Linie“ bringen, ohne direkt ein Großprojekt zu starten.
• Einkauf, Betrieb, Controlling und Management haben unterschiedliche Sicht auf Ziele, Risiken und Prioritäten.
• Es gibt zwar Zähler und Rechnungen, aber keine einheitliche Datenlogik (Scope, Baseline, EnPIs, Normalisierung).
• Sie müssen gegenüber Management, Konzern, Kunden oder Auditoren belastbar berichten (ISO 50001, Audit, ESG, interne Vorgaben).

Wenn Sie parallel den Energieeinkauf professionalisieren wollen, lohnt sich die Verzahnung mit einem klaren Beschaffungsmodell. Hintergrund finden Sie im BVGE-Leitfaden zur Wahl des passenden Energiebeschaffungsmodells.

Leitplanken: Was in 90 Tagen realistisch ist (und was nicht)

In 90 Tagen können Sie keine komplette Messinfrastruktur „perfekt“ machen oder alle Effizienzprojekte umsetzen. Realistisch ist aber:

• Steuerungsfähigkeit: Ein Scope, ein KPI-Set, ein Reporting-Rhythmus und Verantwortlichkeiten.
• Datenminimum: Verlässliche Monatsdaten (und wo nötig 15-Minuten-Lastgänge) für die wichtigsten Verbraucher und Kostenblöcke.
• Maßnahmenportfolio: Quick Wins plus priorisierte Projekte mit Business Case (inkl. M&V-Logik).
• Audit- und Nachweisstruktur: Eine Ablage, die zeigt, dass Sie systematisch arbeiten (auch wenn noch nicht alles „fertig“ ist).

Für den Kontext zu Kennzahlen und Baselines (inkl. typischer Fehler) ist dieser Artikel hilfreich: Energiekennzahlen nach ISO 50001 richtig definieren.

Schritt 0 (vor Tag 1): Mini-Briefing, damit der Plan nicht scheitert

Die häufigste Ursache für „90-Tage-Pläne“, die im Tagesgeschäft versanden, ist fehlende Entscheidungsklarheit. Klären Sie deshalb vorab drei Punkte:

1) Auftrag und Zielbild (1 Seite)

Definieren Sie den Auftrag so, dass er managementtauglich ist.

Vorlagen-Text (zum Kopieren):

• Ziel: „Innerhalb von 90 Tagen bauen wir ein steuerungsfähiges Energiemanagement auf, inklusive Scope, KPIs, Reporting, Maßnahmenportfolio und Nachweisablage.“
• Nutzenversprechen: „Kosten senken, Risiken im Einkauf und Betrieb reduzieren, Compliance und Auditfähigkeit sicherstellen.“
• Nicht-Ziele: „Keine Vollsanierung, keine flächendeckende Sensorik, keine Wunder in 4 Wochen.“

2) Scope und Bilanzgrenzen (klarer Zuschnitt)

Ohne saubere Abgrenzung werden Kennzahlen, Einsparnachweise und Zuständigkeiten unscharf. Das gilt besonders bei Mietmodellen, Multi-Site, Eigenerzeugung oder gemeinsamen Zählern.

Vertiefung: Bilanzgrenzen im Energiemanagement: Praxisbeispiele und Tipps.

3) Ein Sponsor, ein Owner, ein Kernteam

Sie brauchen keine Großorganisation, aber eindeutige Rollen.

Rolle	Minimum-Aufgabe	Typischer Zeitbedarf in 90 Tagen
Sponsor (Top-Management)	Priorisieren, Blockaden lösen, Entscheidungen treffen	1-2 Std./Woche
Owner (Energiemanager/Projektleitung)	Plan steuern, Daten/Deliverables sichern	0,3-1,0 FTE
Einkauf	Vertrags- und Beschaffungsintegration	punktuell
Betrieb/Technik	Maßnahmen identifizieren, Lasten verstehen	punktuell
Controlling	Kostenlogik, Budget, Business Cases	punktuell
IT/OT (optional)	Datenzugang, Sicherheit, Schnittstellen	punktuell

Das Zielbild als „Definition of Done“ (DoD) für Tag 90

Wenn Sie am Tag 90 prüfen wollen, ob der Aktionsplan erfolgreich war, arbeiten Sie mit einer DoD-Liste. Diese schützt vor Endlosdiskussionen.

Baustein	Definition of Done am Tag 90
Governance	Rollen benannt, Entscheidungsrechte klar, regelmäßiger Rhythmus (Jour Fixe + Monatsreport)
Daten	Energiedaten-Set dokumentiert (Quellen, Qualität, Aktualisierung), Baseline-Logik festgelegt
Kennzahlen	5-12 EnPIs/KPIs definiert inkl. Formel, Normalisierung, Verantwortlichen
Maßnahmen	Portfolio mit Priorität, Business Case, Verantwortlichen, M&V-Ansatz
Einkauf-Verzahnung	Mindestens eine konkrete Schnittstelle (z. B. Lastprofil, Risikoleitplanken, Vertragscheck)
Nachweise	Strukturierte Ablage mit „Evidence“, auditfähig nachvollziehbar

30 Tage: Transparenz schaffen und Quick Wins sichern

In den ersten 30 Tagen geht es darum, Mess- und Kostenwahrheit herzustellen und die ersten Einsparhebel zu identifizieren, ohne auf perfekte Daten zu warten.

Deliverables (Tag 1-30)

Arbeitspaket	Was Sie konkret tun	Output (Vorlage)
Scope finalisieren	Standorte/Anlagen/Medien festlegen (Strom, Gas, Wärme, Druckluft etc.)	Scope-Dokument (1-2 Seiten)
Datenzugang sichern	Rechnungen, Zählerstände, Lastgänge, ERP-Kostenstellen, Produktionsdaten	Datenquellen-Liste + Verantwortliche
Kostenlogik aufsetzen	Arbeitspreis, Leistungspreis, Netzentgelte, Umlagen, Messstellenbetrieb, Sonderverträge	Kostenstruktur-Übersicht
Energiefluss grob abbilden	„Top-Verbraucher“ identifizieren (80/20)	Verbraucher-Rangliste
KPI-V1 definieren	5-12 Kennzahlen, die Steuerung erlauben	KPI-Steckbriefe (V1)
Quick-Win-Screening	Maßnahmen ohne CapEx oder mit sehr kurzer Amortisation	Quick-Win-Liste

KPI-Steckbrief (Template zum Kopieren)

Feld	Inhalt
KPI/EnPI Name	z. B. „kWh pro Output-Einheit Linie A“
Zweck	Was wird damit entschieden?
Formel	kWh / Stückzahl (oder Regression/Normalisierung)
Datenquelle	Zähler X, MES, ERP
Frequenz	täglich, wöchentlich, monatlich
Verantwortlich	Name/Rolle
Baseline	Zeitraum und Annahmen
Interpretation	Was ist „gut“, was ist „Alarm“?

Gate-Check am Tag 30 (Entscheidungsfragen)

Beantworten Sie diese Fragen im Sponsor-Termin. Wenn Sie „nein“ sagen müssen, stoppen Sie nicht, sondern schließen Sie gezielt Lücken.

• Haben wir einen Scope, den alle akzeptieren?
• Sind die wichtigsten 20 Prozent der Verbraucher datenmäßig abgedeckt?
• Gibt es einen Monatsreport-Entwurf mit KPIs und Kosten?
• Sind 5-15 Quick Wins identifiziert und terminiert?

60 Tage: Prozess stabilisieren, Maßnahmen bewerten, Einkauf andocken

Zwischen Tag 31 und 60 wird aus Transparenz eine steuerbare Routine. Jetzt werden Business Cases belastbar und die Schnittstelle zum Einkauf konkret.

Deliverables (Tag 31-60)

Arbeitspaket	Was Sie konkret tun	Output (Vorlage)
Datenqualität erhöhen	Plausibilisierung, Ausreißer, Abgrenzungsprobleme, Zählerlogik	Datenqualitätsprotokoll
Baseline finalisieren	Baseline-Definition inkl. Normalisierung (z. B. Wetter, Output, Belegung)	Baseline-Notiz + Versionierung
Maßnahmen bewerten	Wirtschaftlichkeit, Umsetzbarkeit, Risiken, Wechselwirkungen	Maßnahmen-Register
Lastprofil prüfen	Lastgänge, Peak-Kosten, Lastfaktor, mögliche Steuerbarkeit	Lastprofil-Kurzbericht
Einkauf-Schnittstelle	Risikoleitplanken und Informationsbedarf (Mengen, Profile, Flex)	Einkauf-Interface (1 Seite)

Wenn Lastspitzen ein großer Kostentreiber sind, hilft der vertiefende BVGE-Artikel zu Lastmanagement und Peak Shaving.

Maßnahmen-Register (Template)

Maßnahme	Bereich	Typ	Aufwand	Erwarteter Nutzen	Nachweislogik	Owner	Status
z. B. Druckluft-Leckageprogramm	Querschnitt	Opex/klein CapEx	niedrig	kWh runter, Wartung runter	Vorher/Nachher, Laufzeiten	Technik	geplant
z. B. Spitzenlastbegrenzung	Strom	Steuerung	mittel	Leistungspreis runter	15-min-Lastgänge	Betrieb	in Prüfung

Gate-Check am Tag 60

• Können wir 2-3 Maßnahmen mit belastbarem Business Case freigeben?
• Haben wir ein KPI-Set, das Entscheidungen auslöst (und nicht nur „Reporting“ ist)?
• Ist die Datenlogik so dokumentiert, dass Vertretung möglich ist?
• Ist die Schnittstelle zum Einkauf definiert (welche Daten, wann, wofür)?

90 Tage: Verstetigen, auditfähig werden, Skalierung starten

In Tag 61 bis 90 geht es darum, den Prozess so zu verankern, dass er auch ohne „Projektmodus“ läuft. Gleichzeitig wird die Nachweisführung (Evidence) aufgebaut, damit interne Anforderungen oder ISO-Audits nicht an Dokumentation scheitern.

Deliverables (Tag 61-90)

Arbeitspaket	Was Sie konkret tun	Output (Vorlage)
Reporting-Rhythmus festziehen	Monatsreport, Abweichungslogik, Maßnahmen-Review	Reporting-Kalender + Musterreport
Interne Kontrollen	Wer prüft Rechnungen, Mengen, Preisbestandteile, Plausibilität?	Kontrollplan (ICS light)
Evidence-Ordner	Nachweise strukturiert ablegen (Scope, EnPIs, Baseline, Maßnahmen, Protokolle)	Ordnerstruktur + Index
Maßnahmen-Rollout	3-10 Maßnahmen in Umsetzung, klare Meilensteine	Umsetzungsplan
Roadmap 12 Monate	Nächste Ausbaustufe (Zähler, Automatisierung, Schulung, Zertifizierung)	12-Monats-Roadmap

Evidence-Ordner: einfache Struktur, die Auditoren und Management lieben

Sie brauchen kein DMS-Projekt. Eine klare Ordnerlogik reicht, wenn Versionierung und Verantwortliche stimmen.

Ordner	Inhalt (Beispiele)
01_Scope_Organisation	Scope, Bilanzgrenzen, Rollen, Verantwortlichkeiten
02_Daten_Baseline	Datenquellen, Datenqualität, Baseline-Definition, Annahmen
03_KPIs_Reports	KPI-Steckbriefe, Monatsberichte, Abweichungsanalysen
04_Massnahmen	Register, Business Cases, M&V-Nachweise, Status
05_Einkauf_Vertraege	Vertrags- und Preisbestandteile, Risikoleitplanken, Monitoring
06_Protokolle	Jour Fixe, Management-Reviews, Entscheidungen

Gate-Check am Tag 90 (Management-Review im Kleinformat)

• Haben wir messbare Ergebnisse oder mindestens messbare Prozessfortschritte (z. B. Peak-Reduktion, Leckageprogramm gestartet, KPI-Transparenz)?
• Ist die Ablage auditfähig (ein Dritter versteht Logik und Entscheidungen)?
• Ist klar, welche 3-5 Initiativen in den nächsten 12 Monaten den größten Effekt liefern?

Typische Stolperfallen (und wie Sie sie in der Vorlage verhindern)

Stolperfalle 1: „Wir warten auf perfekte Daten.“ Lösung: Arbeiten Sie mit einem Datenminimum und dokumentieren Sie Annahmen sauber. Perfektion ist Phase 2.

Stolperfalle 2: Zu viele KPIs. Lösung: Starten Sie mit einem Kernset, das Entscheidungen triggert. Ergänzen Sie später.

Stolperfalle 3: Maßnahmen ohne Nachweislogik. Lösung: Jede Maßnahme bekommt einen M&V-Ansatz (Vorher/Nachher, Regression, Lastgangvergleich).

Stolperfalle 4: Einkauf und Betrieb sprechen nicht miteinander. Lösung: Definieren Sie die Einkauf-Schnittstelle als Deliverable (Tag 31-60).

Wie die Vorlage je nach Unternehmenstyp angepasst wird

Sie können die 30-60-90-Systematik nahezu identisch nutzen, aber Schwerpunkte variieren.

Typ	Typischer Schwerpunkt in den ersten 90 Tagen	Hinweis
Produktion/Industrie	Lastgänge, Querschnittstechniken, Spitzenlast, Normalisierung nach Output	Daten- und M&V-Logik früh festziehen
Filialisten	Scope/Bilanzgrenzen, standardisierte KPI-Logik pro Standort, Rollout-Prozess	Skalierung und Vergleichbarkeit zählen
Gewerbeimmobilien	Abgrenzung Mieter/Vermieter, Wärmeerzeugung, Submetering	Messkonzept und Verantwortlichkeiten kritisch
Energieintensive Standorte	Risikomanagement, Einkauf, Gegenparteien, Flexibilitäten	Verzahnung Einkauf und Betrieb priorisieren

FAQ

Ist ein 30-60-90-Tage-Aktionsplan auch ohne ISO 50001 sinnvoll? Ja. Die Vorlage ist bewusst als Managementsystem-Logik aufgebaut (Scope, Daten, KPIs, Maßnahmen, Nachweise). Damit können Sie schlank starten und später bei Bedarf Richtung ISO 50001 skalieren.

Welche Daten brauche ich mindestens für den Start? In der Regel reichen zunächst Rechnungen, Monatsverbräuche und für stromintensive Standorte 15-Minuten-Lastgänge. Wichtig ist, Datenquellen und Verantwortliche schriftlich festzuhalten.

Wie viele KPIs sind am Anfang sinnvoll? Häufig funktionieren 5 bis 12 Kennzahlen gut. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern ob die Kennzahl eine Entscheidung auslöst (z. B. Maßnahmenpriorität, Betriebsanpassung, Einkaufsstrategie).

Wann sollte der Energieeinkauf eingebunden werden? Spätestens ab Tag 31 bis 60. Sobald Baseline, Lastprofil und Risikotreiber klarer sind, können Beschaffungsmodell und Vertragslogik deutlich besser gewählt und verhandelt werden.

Was ist der häufigste Fehler bei Maßnahmenlisten? Maßnahmen werden gesammelt, aber nicht bewertet (Wirtschaftlichkeit, Umsetzbarkeit, Risiken) und nicht mit einer Nachweislogik versehen. Das führt zu Stillstand oder zu Diskussionen ohne Abschluss.

Nächster Schritt: Aktionsplan anwenden und in den Einkauf übersetzen

Wenn Sie aus der Vorlage schnell einen belastbaren Umsetzungsplan für Ihren Betrieb machen wollen, kann externe Unterstützung besonders in drei Punkten den Unterschied machen: Scope und Bilanzgrenzen (damit Kennzahlen stimmen), Daten- und Nachweislogik (damit es auditfest ist) und die Übersetzung in eine passende Beschaffungsstrategie.

Der BVGE e. V. und die BVGE Consulting GmbH unterstützen Unternehmen dabei mit unabhängiger Strom- und Gasbeschaffung sowie praxisnahen Energiemanagement-Leistungen, von der Strukturierung bis zur Umsetzung. Mehr Informationen finden Sie auf bvge.energy.