Kommunales Energiemanagement: Leitfaden für Städte

Knappe Haushalte, volatile Energiepreise, steigende Netzentgelte und neue Vorgaben zur Wärmeplanung, Städte stehen 2025 unter erheblichem Druck. Gutes kommunales Energiemanagement ist nicht nur Klimaschutz, es ist aktives Haushalts- und Risikomanagement. Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Bausteine, Entscheidungen und schnellen Hebel zusammen, damit Städte in 90 Tagen belastbare Strukturen aufbauen und in 12 Monaten messbare Einsparungen erzielen.

Was kommunales Energiemanagement umfasst

Kommunales Energiemanagement bündelt alle Aktivitäten, mit denen eine Stadt ihren Energiebedarf plant, beschafft, überwacht und optimiert. Typische Verantwortungsbereiche sind:

• Liegenschaften und Quartiere, Schulen, Kitas, Verwaltungsgebäude, Sporthallen und Bäder
• Infrastruktur, Straßenbeleuchtung, Wasser- und Abwasserbetriebe, ÖPNV-Depots
• Eigenerzeugung und Netze, Photovoltaik auf kommunalen Dächern, Blockheizkraftwerke, Wärmenetze
• Wärmeplanung und Sektorkopplung, Abstimmung zwischen Stadtplanung, Gebäudemanagement, Stadtwerken und Verkehr

Ein wirksames System kombiniert Governance, Daten, Beschaffung, Betrieb und Finanzierung. Ein ISO‑50001‑konformes Vorgehen ist dafür ein bewährter Rahmen. Die Norm schafft klare Rollen, Ziele und Messprozesse, die auf Kommunen übertragbar sind. Mehr zur Norm, ISO 50001 Energiemanagement.

Rahmen 2025, Markt, Netze, Pflichten

• Preise und Netze, Der deutsche Strommarkt bleibt von hoher Volatilität und steigenden Netzkosten geprägt. Der jährliche Monitoringbericht der Bundesnetzagentur dokumentiert wachsende Aufwendungen für Netz- und Systemsicherheit. Siehe Bundesnetzagentur, Monitoringbericht Energie.
• Wärmeplanungsgesetz, Kommunen müssen je nach Größe bis 2026 beziehungsweise 2028 Wärmepläne vorlegen. Das stärkt die Rolle der Städte als strategische Energieakteure. Informationen, Bundesregierung, Wärmeplanungsgesetz.
• EU-Recht, Die novellierte Energieeffizienzrichtlinie (EED) verschärft die Vorbildfunktion der öffentlichen Hand, etwa über jährliche Einsparziele und Sanierungsquoten.
• EnEfG, Das Energieeffizienzgesetz setzt nationale Effizienzziele und adressiert öffentliche Einrichtungen. Für kommunale Entscheider empfiehlt sich eine zweigleisige Strategie, Risikomanagement für Preise und Versorgung, Effizienzmanagement für Bestand und Betrieb.

Zur Netzsituation in Deutschland und ihren Folgen für Kosten und Versorgungssicherheit lohnt der Blick auf die BVGE-Analyse zur Prognos-Studie.

Die 7 Handlungsfelder für Städte

1) Governance und Rollen klären

Zentral ist eine klare Zuständigkeit mit Mandat. Best Practice ist die Benennung einer oder eines kommunalen Energiemanager, angesiedelt nahe bei Kämmerei und Gebäudemanagement. Notwendig ist ein Steuerkreis mit Stadtwerken, Bauamt, Liegenschaftsverwaltung, Beschaffung und, falls vorhanden, dem Klimaschutzmanagement. Legen Sie Ziele, Budgets, Freigabeprozesse und Berichtslinien fest.

2) Daten- und Verbrauchsbasis schaffen

Ohne belastbare Daten gibt es keine belastbaren Einsparungen. Starten Sie mit einer 12‑Monats‑Baselinerhebung über alle Energieträger und Standorte. Schließen Sie Zählerlücken, priorisieren Sie Großverbraucher und richten Sie ein monatliches Reporting mit Lastganganalyse ein. Submetering in Bädern, Kläranlagen und großen Schulen amortisiert sich häufig schnell.

3) Beschaffung professionalisieren und Risiken steuern

Für Kommunen gelten Vergaberegeln, gleichzeitig müssen Budgetrisiken eingehegt werden. Drei Grundsätze bewähren sich, Richtige Allokation zwischen Festpreis und Index, tranchierte Absicherung statt Terminwetten, saubere Verträge inklusive Mengenbändern, Preisformeln und Klarheit zu Netzentgelten und Umlagen. Vertiefung zur Beschaffung, Energieeinkauf, Fehler vermeiden, Kosten senken und Best Practices 2025.

Beschaffungsmodell	Stärken	Anforderungen	Geeignet wenn
Festpreisvertrag je Lieferjahr	Einfaches Budget, klare Kosten	Gutes Timing, strikte Mengenplanung	Preisstabilität wichtiger als Marktnähe
Tranchenmodell	Risiko-Glättung über Zeit, weniger Timing‑Risiko	Governance für Kaufentscheidungen, Monitoring	Größere Portfolios mit Planbarkeit
Index/Spot	Hohe Marktnähe, Chance auf günstige Phasen	Laufende Steuerung, Toleranz für Kostenvolatilität	Flexible Lasten, aktive Steuerung vorhanden
Hybrid (Fix + Index)	Balance aus Budgetschutz und Marktvorteilen	Definierte Aufteilung und Trigger	Kommunen mit begrenzter Risikotragfähigkeit
PPA mit EE‑Anlage	Langfristige Planbarkeit, Sichtbarkeit	Juristische und vergaberechtliche Komplexität	Bei eigener EE‑Strategie und Lastprofil-Fit

Achten Sie auf Vergabe-Compliance, insbesondere GWB und VgV. Definieren Sie Qualitätskriterien jenseits des Arbeitspreises, etwa Abrechnungsqualität, Bilanzkreismanagement, Datenbereitstellung und Service.

4) Betrieb und Technik optimieren

• Straßenbeleuchtung, Umrüstung auf LED mit adaptiver Regelung nutzt große Einsparpotenziale, in vielen Städten bis zu 60 Prozent gegenüber Altanlagen. Kombinieren Sie Techniktausch mit Dimmprofilen und Nachtabsenkungen.
• Gebäude, Heizkurven optimieren, Hydraulik abgleichen, Raum- und Präsenzsensorik konsequent nutzen. In Sporthallen und Schulen lassen sich Stoßlüftung und Regelstrategien auf Planzeiten abstimmen.
• Bäder, Wärme- und Lüftungsrückgewinnung, Dämmung von Rohrleitungen und Speichern, Solaranlagen oder Wärmepumpen mit Wärmenetz-Integration prüfen.
• Wasser und Abwasser, Pumpenkennlinien optimieren, Frequenzumrichter einsetzen, Prozessluft bedarfsgerecht steuern. Kläranlagen sind oft der größte Einzelverbraucher einer Stadt.

5) Wärmeplanung koppeln

Städtische Wärmeplanung und Energiemanagement gehören zusammen. Leiten Sie aus dem Wärmeplan konkrete Projektlisten ab, Wärmenetzausbau, Umstellung von Einzelgebäuden, Quartierslösungen mit Niedertemperatur und Abwärmenutzung. Priorisieren Sie Maßnahmen nach Wirtschaftlichkeit, Machbarkeit und Wirkung auf Spitzenlasten.

6) Eigenerzeugung strategisch einsetzen

PV auf kommunalen Dächern ist in vielen Fällen wirtschaftlich, entweder im Eigenverbrauch oder als Volleinspeisung. Prüfen Sie Lastgang-Fit, Statik, Blitzschutz und Anschluss. BHKW, Eisspeicher oder Großwärmepumpen sind projektspezifisch sinnvoll, wenn Netztopologie, Wärmebedarf und Strommarktbedingungen passen. Strom- und Wärmespeicher helfen, Lastspitzen zu kappen und Netzentgelte zu senken.

7) Finanzierung und Förderung

Nutzen Sie Förderprogramme für Personal, Technik und Steuerung.

• Nationale Klimaschutzinitiative, Die Kommunalrichtlinie fördert Energiemanagement, Einstiegsberatung, Beleuchtung, Sensorik und mehr.
• KfW, Programme für kommunale Infrastruktur, Effizienz und Erzeugung. Überblick, KfW Kommunale Förderung.
• BEG und weitere Bundesprogramme, für Nichtwohngebäude und technische Anlagen. Prüfen Sie jeweils die aktuelle Ausgestaltung bei BAFA oder KfW.

Förderungen ändern sich häufig. Planen Sie Projekte förderagnostisch solide und nutzen Sie Förderungen als Zusatznutzen, nicht als Projekttreiber.

Beschaffung, worauf Städte konkret achten sollten

• Last- und Mengenrisiko, Arbeiten Sie mit realistischen Bandbreiten und Prüfroutinen gegen Über- und Unterdeckung. Eine jährliche Toleranz von plus minus X Prozent mit fairer Abrechnungsklausel ist gängige Praxis.
• Netzentgelte und Umlagen, Stellen Sie sicher, dass Preismodelle sauber zwischen Energiepreis und durchlaufenden Entgelten trennen. Wichtige Änderungen sollten als Preisanpassungstatbestand definiert sein.
• Indexmechanik, Legen Sie transparente Preisindizes fest, Publikationsquelle, Messzeitraum, Umrechnung. Vereinbaren Sie Datenzugang zu Abrechnungs- und Bilanzkreisdaten.
• Nachhaltigkeit und Herkunft, Wenn Grünstrom gewünscht ist, klären Sie Qualität und Herkunftsnachweise, Vermeiden Sie Doppeldiskussionen zwischen EEG-Vergütung und HKN.
• Service und Abrechnung, Fordern Sie SLA, beispielsweise Fristen für Rechnungslegung, Datenschnittstellen und Ansprechpartner mit Eskalationspfaden.

Eine tiefergehende, auf Unternehmen übertragbare Methodik finden Sie im BVGE‑Leitfaden Energiemanagement 2025, Kosten senken, Risiken minimieren.

Contracting oder Eigeninvest, so treffen Sie die Wahl

Modell	Was wird geliefert	Typische Anwendung	Vorteil	Zu beachten
Energieeinspar-Contracting (ESC)	Effizienzmaßnahme inkl. Garantie der Einsparung	Gebäudetechnik, Beleuchtung, MSR	Kein Eigenkapital, garantierte Wirkung	Leistungsgrenzen, Messkonzept, Vergabezeitraum
Energieliefer-Contracting (ELC)	Wärme/Kälte/Strom als Dienstleistung	Kessel, BHKW, Wärmepumpen	Planbare Kosten, Betrieb aus einer Hand	Preisgleitklauseln, Brennstoffrisiken
Eigeninvest	Stadt investiert selbst	PV, kleine bis mittlere Effizienzpakete	Volle Kontrolle, günstigste Kapitalkosten	Interne Kapazitäten, Projekt- und Betriebsrisiko

Entscheidend sind Lebenszykluskosten und Risikoteilung. Vergleichen Sie sauber auf Barwertbasis und berücksichtigen Sie Vergabe‑ und Haushaltsrecht.

Kennzahlen, die Städte wirklich steuern können

Ein schlankes KPI‑Set schafft Transparenz und Fokus. Diese Kennzahlen haben sich in der Praxis bewährt:

KPI	Definition	Zweck
Endenergie je m² NGF	kWh pro m² und Jahr nach Gebäudegruppe	Effizienz von Liegenschaften vergleichen
Strom je Einwohner	kWh pro Einwohner und Jahr für kommunale Verbraucher	Haushaltswirksamkeit sichtbar machen
Spitzenlast	kW in der Viertelstunde mit der höchsten Last	Netzentgelte und Leistungspreise steuern
Straßenbeleuchtung	kWh je Leuchte und Jahr	Austausch- und Dimmstrategie priorisieren
Wasser/Abwasser	kWh je m³ gefördertes oder behandeltes Wasser	Pumpen- und Prozessoptimierung
CO₂ je m²	t CO₂ pro m² und Jahr nach Energiemix	Klimawirkung und Förderfähigkeit belegen

Setzen Sie für jedes KPI Zielwerte pro Jahr und Verantwortliche. Berichten Sie quartalsweise an Verwaltungsvorstand und Rat.

90‑Tage‑Plan für den schnellen Einstieg

1. Mandat und Team festlegen, Energiemanager benennen, Steuerkreis einsetzen.
2. Portfolio kartieren, alle Zählpunkte, Gebäude, Anlagen, Verträge, Laufzeiten und Preisformeln erfassen.
3. Baseline erstellen, 12‑Monats‑Verbräuche, Kosten und Lastgänge konsolidieren, Großverbraucher identifizieren.
4. Quick‑Wins umsetzen, Heizkurven, Regelzeiten, LED‑Tausch dort, wo Material bereits verfügbar ist, Dimmprofile in der Beleuchtung.
5. Beschaffungsstrategie beschließen, Fix‑, Tranche‑, Index‑Anteil definieren, Vergabezeitplan aufsetzen.
6. Vertragsprüfung starten, Mengenbänder, Preisanpassungen, Datenschnittstellen, Eskalationsregeln vertraglich klären.
7. Fördercheck durchführen, Kommunalrichtlinie, KfW und mögliche Contracting‑Optionen screenen.
8. Reporting aktivieren, monatliches Energiecockpit mit den oben genannten KPIs einführen.

12‑Monats‑Fahrplan für messbare Wirkung

1. ISO‑orientierte Prozesse einführen, Zielsystem, Auditroutinen, kontinuierliche Verbesserung.
2. LED‑Programm Straßenbeleuchtung ausrollen, inklusive intelligenter Steuerung.
3. Top‑3‑Liegenschaften sanierungs- und steuerungstechnisch ertüchtigen, MSR, Hydraulik, Sensorik.
4. Pumpen- und Prozessoptimierung im Wasser/Abwasserbetrieb umsetzen, Nachmessung einplanen.
5. PV‑Pipeline priorisieren, wirtschaftliche Dächer in Bau und Betrieb bringen, Lastgang-Fit prüfen.
6. Wärmenetz- und Quartiersprojekte aus der Wärmeplanung konkretisieren, Förderfenster nutzen.
7. Beschaffungsmodell stabil fahren, Tranchenregeln umsetzen, Indexanteile aktiv steuern.
8. Jahresbericht vorlegen, Einsparungen, Risiken, Lessons Learned, Budgetempfehlungen für die nächste Haushaltsrunde.

Praxisnahe Beispiele als Orientierung

Beispiel A, 40.000 Einwohner, Schwerpunkt Beleuchtung und Bäder

Die Stadt startet mit einem 90‑Tage‑Programm, Dimmprofile und LED in Hauptachsen, Heizkurven und MSR‑Optimierung im Hallenbad. Parallel wird die Strombeschaffung von reinem Festpreis auf ein Hybridmodell mit Tranchen umgestellt. Ergebnis nach einem Jahr, zweistellige Prozentkostenreduktion in der Beleuchtung, spürbare Senkung der Gasverbräuche im Bad, geringere Preisschwankungen durch strukturiertes Hedging.

Beispiel B, 110.000 Einwohner, Wärmeplanung verzahnt mit Energiemanagement

Aus der Wärmeplanung werden priorisierte Quartiere abgeleitet. Eine Großwärmepumpe wird mit dem bestehenden Netz gekoppelt, die Verwaltung setzt ein KPI‑Cockpit auf und führt Submetering in Schulen ein. Die Stadt vergibt ein Energieeinspar‑Contracting für 15 Liegenschaften. Ergebnis, planbare Wärmepreise im Netz, transparente Verteilung der Einsparungen und verbesserte Budgetsteuerung.

Risiken managen statt sie zu tragen

• Preisrisiko, Durch Allokation zwischen Fix, Tranche und Index und klare Entscheidungsregeln senken.
• Volumenrisiko, Realistische Mengenbänder und An- und Abmeldeprozesse festschreiben.
• Leistungs- und Netzentgelt, Spitzenlast kappen, Blindarbeit und Leistungszeitfenster beachten.
• Regulatorik, Wärmeplanung, Gebäuderecht, EU‑Vorgaben laufend beobachten und Prozesse anpassen.

Ein pragmatisches, datengetriebenes Energiemanagement reduziert diese Risiken systematisch und verschafft der Kämmerei belastbare Zahlen.

Finanzierung, Personal und Organisation realistisch planen

• Personelle Kapazitäten, Ein Vollzeit‑Energiemanager ist für mittlere Städte oft das Minimum. Bei hoher Objektzahl braucht es zusätzlich technische Projektleitung und Datenmanagement.
• Externe Partner, Für Ausschreibungen, Vertragsprüfung, Monitoring und Projektierung sind externe Spezialisten sinnvoll, wenn intern Know‑how oder Zeit fehlen.
• Lebenszykluskosten, Investitionen stehen gegen Betriebsersparnisse. Entscheidend ist der Barwert über die Nutzungsdauer, nicht die niedrigste Anfangsinvestition.

Quellen und weiterführende Hinweise

• Bundesregierung, Wärmeplanungsgesetz
• EED, Richtlinie (EU) 2023/1791
• Bundesnetzagentur, Monitoringbericht Energie
• Kommunalrichtlinie der Nationalen Klimaschutzinitiative
• KfW, Kommunale Förderung
• ISO 50001 Energiemanagement
• BVGE‑Analysen und Praxisleitfäden, Energiemanagement 2025, Energieeinkauf, Fehler vermeiden, Prognos‑Studie

Wie der BVGE Kommunen und kommunale Unternehmen unterstützt

Der BVGE e. V. vertritt gewerbliche Energienutzer in Deutschland. Über die BVGE Consulting GmbH stehen unabhängige Leistungen zur Verfügung, Energieeinkauf für Strom und Gas, vollumfängliches Energiemanagement und operative Unterstützung. Kommunale Unternehmen und Eigenbetriebe, die als gewerbliche Energienutzer agieren, können so Beschaffung strukturieren, Risiken reduzieren und Projekte zügig realisieren. Sprechen Sie uns an, wenn Sie kurzfristig Beschaffungssicherheit brauchen oder Ihr kommunales Energiemanagement skalieren möchten.

Hinweis, Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie vergabe- und haushaltsrechtliche Fragen projektspezifisch und anhand der aktuellen Rechtslage in Ihrem Bundesland.